Wij geloven in de kracht van mensen. Dat zijn de bewoners voor wie we werken, maar ook onze collega’s in de organisatie. Zij maken het verschil voor woningzoekenden, huurders en kopers. We hebben een organisatie nodig die wendbaar is en die wordt gedragen door betrokken medewerkers die werken aan de ontwikkeling van hun talent.

Eind december is het HRM-kader vastgesteld. Het kader beschrijft de visie op de organisatie en haar medewerkers en dient als kapstok voor het HRM-beleid. Het is de tactische doorvertaling van de strategienota ‘Samen vooruit’, de Bestuursvisie en de ontwikkelingen in onze omgeving en de arbeidsmarkt.

De kern van de notitie is gebaseerd op onze missie. We willen medewerkers stimuleren onafhankelijk te zijn in hun werk, want we geloven in hun kracht. Iedereen heeft immers een of meerdere talenten en is regisseur van zijn eigen professionele carrière. De notitie beschrijft:

• uitgangspunten voor onze cultuur;
• wat we verwachten van onze medewerkers wat medewerkers van ons mogen verwachten;
• de organisatieontwikkeling;
• de manier van leidinggeven;
• onze concurrentiepositie op de arbeidsmarkt.

Medewerkers zijn eind 2018 en het eerste kwartaal van 2019 uitgenodigd om mee te denken over een nieuwe vorm van beoordelen. Dit heeft geleid tot een nieuwe systematiek om met elkaar in gesprek te zijn over werk en ontwikkeling: ‘Het goede werkgesprek’. Inhoudelijk sluiten we aan bij de thema’s van het model ‘Huis van Werkvermogen’. Het werkvermogen zegt iets over de mate waarin de medewerker in staat is om het werk goed te doen. Het is de balans tussen de mentale en fysieke capaciteiten en de eisen die het werk stelt.

De medewerker voert deze gesprekken in elk geval met de leidinggevende. Daarnaast kan de medewerker zelf het initiatief nemen om te sparren met een collega. Het doorvragen per thema geeft inzicht in meer dan alleen het functioneren als medewerker bij Dudok Wonen. Het totaalbeeld van de mens wordt hierbij zichtbaar. Dit staat altijd in relatie tot de prestaties die de medewerker moet leveren en de gemaakte afspraken.

Wat is onze organisatiestructuur? U ziet het in figuur 17.

Onze bedrijfslasten zijn volgens benchmarks relatief hoog. Dat maakt dat we kritisch blijven kijken naar onder meer het aantal fte’s. De afgelopen jaren is dit aantal via natuurlijk verloop omlaag gebracht. Maar de kritische grens daarvan is bereikt. In figuur 18 ziet hoeveel fte’s in dienst waren. Eind 2019 was er nog vacatureruimte van 4,6 fte.

Vanwege het verloop in ons personeelsbestand kijken we regelmatig of aanpassingen in de structuur nodig zijn. In deze fase en in de wervingsperiode maken we vaak gebruik van interim-medewerkers. Ook huren we in bij langdurig ziekteverzuim. De kosten voor inhuur waren in 2019 even hoog als in 2018: €1,2 miljoen. De kosten werden voor een deel gecompenseerd door lagere personeelslasten, doordat functies tijdelijk niet ingevuld waren.

Op 31 december 2019 waren er 79 medewerkers bij ons in dienst. Enkele getallen:

• 55% vrouw en 45% man - de verdeling man/vrouw bleef gelijk ten opzichte van 2018.
• 45% van onze werknemers is tussen de 45 en 55 jaar. Dit blijft de grootst vertegenwoordigde leeftijdsgroep. In 2018 was dit 48%.
• 42% van de medewerkers heeft een deeltijdcontract. 58% werkt fulltime. In 2018 zagen we een vergelijkbaar beeld.

Van alle medewerkers heeft 42% een dienstverband korter dan vijf jaar. In 2018 was dit 39%. Van de medewerkers heeft 8% een dienstverband van meer dan 20 jaar.

Als organisatie zijn we ingericht om te bewegen. Dat betekent dat we mensen stimuleren en uitdagen om stappen te zetten in hun loopbaan. Medewerkers onderzoeken op welke plaats in de organisatie of buiten de organisatie hun talenten tot bloei komen. Daarnaast merken we dat de arbeidsmarkt sterk in beweging is. Dit leidde in 2019 tot interne doorstroom van 2 medewerkers en een uitstroom van 10 medewerkers (6,8 fte).

Doorstroom en uitstroom leiden tot vacatureruimte. We kijken zorgvuldig of we de ontstane vacatureruimte invullen. En als we dit doen, kijken we hoe we de vacature invullen. Dit kan leiden tot minder uren in een vacature. Het afgelopen jaar hebben we 11 collega’s aangenomen (7,6 fte).

We zijn er trots op dat we studenten kansen geven. Dit doen we door meewerk- of afstudeerstages aan te bieden. Als maatschappelijke organisatie vinden we het belangrijk om jonge mensen een goede start mee te geven op de arbeidsmarkt. Afgelopen jaar mochten we 2 stagiaires begeleiden.

Het ziekteverzuimpercentage daalde in 2019 naar 4,4%. In 2017 was dit nog 5,8%. Het aantal langdurig zieken hiervan is hoog: 3,61%. Het percentage ziekteverzuim en het welzijn van de collega’s heeft onverminderd onze aandacht.

We willen transparant en integer werken. Daarbij zijn we ons bewust van onze bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid. Onze medewerkers doen hun werk in intensieve wisselwerking met de maatschappelijke omgeving. Onze klanten en stakeholders moeten kunnen vertrouwen in de mensen die met elkaar het gezicht van Dudok Wonen bepalen. Dat is voor ons de reden om een aantal zaken vast te leggen in een integriteitsbeleid. Hierin maken we onderscheid naar:

• schending van de omgangsvormen of het vermoeden daarvan;
• schending van integriteit of het vermoeden daarvan.

De uitgangspunten en procedures van schending van de integriteit zijn opgenomen in de ‘Regeling melden vermoeden integriteitsschending’. Deze regeling en het integriteitsbeleid zijn te vinden op het medewerkersportaal en op onze website.

In 2019 werden we geconfronteerd met een fraude in de financiële administratie. Nader onderzoek wees uit dat dit een eenmalige poging bleek te zijn. Na constatering zijn passende maatregelen genomen.

In januari 2019 bestond de ondernemingsraad (OR) uit 4 leden. Vanwege het vertrek van een lid bestond de OR in de periode van juli tot en met december 2019 uit 3 personen. In december 2019 heeft zich een nieuw OR-lid gemeld, waardoor OR weer uit 4 leden bestaat. Er is nog één vacature. In 2020 houden we nieuwe verkiezingen in verband met het aflopen van de benoemingstermijn.

De OR overlegt wekelijks. Elke 6 weken vindt overleg met de bestuurder plaats. En 2 keer per jaar is er overleg met de RvC of een delegatie hiervan. Dit waren de werkzaamheden van de OR:

• De OR werkte in 2019 aan haar kennisniveau over de Wet op de Ondernemingsraden (WOR): zij volgde een training om de kennis over de Wet op de Ondernemingsraden te actualiseren. Ook werd tijdens de training aandacht besteed aan teambuilding.
• In 2019 behandelde de OR één adviesaanvraag. Dit betrof de benoeming van een nieuwe voorzitter van de Raad van Commissarissen. De OR adviseerde positief.
• Daarnaast zijn in 2019 2 instemmingsverzoeken behandeld. In beide gevallen is ingestemd. Eén verzoek ging om de wijziging van het beoordelen en belonen binnen Dudok Wonen. Het tweede verzoek ging om het bedrijfsnoodplan inclusief het ontruimingsplan.

Dit waren de overige aandachtpunten van de OR in 2019:

• beoordelingssystematiek;
• Sociaal Statuut (volgend);
• tijdsbesteding OR;
• overlegstructuur nieuwe stijl (OR/Directeur-bestuurder/raad van commissarissen);
• werkplekken;
• functie-inschaling/functieaanbod;
• inrichting afdeling Informatiemanagement;
• werkbezoek woningcorporatie Stichting Havensteder;
• werkbezoek ASR in verband met beoordelingssystematiek.