Wij geloven in de kracht van mensen. Dat zijn de bewoners voor wie we werken, maar ook onze collega’s in de organisatie. Zij maken het verschil voor woningzoekenden, huurders en kopers. We hebben een organisatie nodig die wendbaar is en die wordt gedragen door betrokken medewerkers die werken aan de ontwikkeling van hun talent.

Eind december is het HRM-kader vastgesteld. Het kader beschrijft de visie op de organisatie en haar medewerkers en dient als kapstok voor het HRM-beleid. Het is de tactische doorvertaling van de strategienota ‘Samen vooruit’, de Bestuursvisie en de ontwikkelingen in onze omgeving en de arbeidsmarkt.

De kern van de notitie is gebaseerd op onze missie. We willen medewerkers stimuleren onafhankelijk te zijn in hun werk, want we geloven in hun kracht. Iedereen heeft immers een of meerdere talenten en is regisseur van zijn eigen professionele carrière. De notitie beschrijft:

• uitgangspunten voor onze cultuur;
• wat we verwachten van onze medewerkers wat medewerkers van ons mogen verwachten;
• de organisatieontwikkeling;
• de manier van leidinggeven;
• onze concurrentiepositie op de arbeidsmarkt.

Medewerkers zijn eind 2018 en het eerste kwartaal van 2019 uitgenodigd om mee te denken over een nieuwe vorm van beoordelen. Dit heeft geleid tot een nieuwe systematiek om met elkaar in gesprek te zijn over werk en ontwikkeling: ‘Het goede werkgesprek’. Inhoudelijk sluiten we aan bij de thema’s van het model ‘Huis van Werkvermogen’. Het werkvermogen zegt iets over de mate waarin de medewerker in staat is om het werk goed te doen. Het is de balans tussen de mentale en fysieke capaciteiten en de eisen die het werk stelt.

De medewerker voert deze gesprekken in elk geval met de leidinggevende. Daarnaast kan de medewerker zelf het initiatief nemen om te sparren met een collega. Het doorvragen per thema geeft inzicht in meer dan alleen het functioneren als medewerker bij Dudok Wonen. Het totaalbeeld van de mens wordt hierbij zichtbaar. Dit staat altijd in relatie tot de prestaties die de medewerker moet leveren en de gemaakte afspraken.

Wat is onze organisatiestructuur? U ziet het in figuur 17.

Onze bedrijfslasten zijn volgens benchmarks relatief hoog. Dat maakt dat we kritisch blijven kijken naar onder meer het aantal fte’s. De afgelopen jaren is dit aantal via natuurlijk verloop omlaag gebracht. Maar de kritische grens daarvan is bereikt. In figuur 18 ziet hoeveel fte’s in dienst waren. Eind 2019 was er nog vacatureruimte van 4,6 fte.

Vanwege het verloop in ons personeelsbestand kijken we regelmatig of aanpassingen in de structuur nodig zijn. In deze fase en in de wervingsperiode maken we vaak gebruik van interim-medewerkers. Ook huren we in bij langdurig ziekteverzuim. De kosten voor inhuur waren in 2019 even hoog als in 2018: €1,2 miljoen. De kosten werden voor een deel gecompenseerd door lagere personeelslasten, doordat functies tijdelijk niet ingevuld waren.

We willen transparant en integer werken. Daarbij zijn we ons bewust van onze bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid. Onze medewerkers doen hun werk in intensieve wisselwerking met de maatschappelijke omgeving. Onze klanten en stakeholders moeten kunnen vertrouwen in de mensen die met elkaar het gezicht van Dudok Wonen bepalen. Dat is voor ons de reden om een aantal zaken vast te leggen in een integriteitsbeleid. Hierin maken we onderscheid naar:

• schending van de omgangsvormen of het vermoeden daarvan;
• schending van integriteit of het vermoeden daarvan.

De uitgangspunten en procedures van schending van de integriteit zijn opgenomen in de ‘Regeling melden vermoeden integriteitsschending’. Deze regeling en het integriteitsbeleid zijn te vinden op het medewerkersportaal en op onze website.

In 2019 werden we geconfronteerd met een fraude in de financiële administratie. Nader onderzoek wees uit dat dit een eenmalige poging bleek te zijn. Na constatering zijn passende maatregelen genomen.

In de loop van 2019 zijn een nieuwe privacy officer en security officer aangesteld in verband met vertrek van medewerkers. Gedurende het jaar zijn er verbeteringen doorgevoerd in de werkprocessen van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). De procedures voor het melden van datalekken en klantrechten zijn geïmplementeerd, het privacybeleid en de bewaartermijnen zijn vastgesteld.

In 2019 zijn 2 datalekken gemeld. Het was niet noodzakelijk om deze aan de Autoriteit Persoonsgegevens door te geven. Er zijn geen verzoeken van klanten geweest om inzage, wijziging of verwijdering van gegevens.

In 2020 zetten we verdere stappen om het privacybeleid verder door te voeren in ons primaire systeem:

• doorvoeren bewaartermijnen;
• aanpassen inrichting mappenstructuur en autorisaties;
• opschonen (digitaal) archief op basis van vastgestelde bewaartermijnen.

In januari 2019 bestond de ondernemingsraad (OR) uit 4 leden. Vanwege het vertrek van een lid bestond de OR in de periode van juli tot en met december 2019 uit 3 personen. In december 2019 heeft zich een nieuw OR-lid gemeld, waardoor OR weer uit 4 leden bestaat. Er is nog één vacature. In 2020 houden we nieuwe verkiezingen in verband met het aflopen van de benoemingstermijn.

De OR overlegt wekelijks. Elke 6 weken vindt overleg met de bestuurder plaats. En 2 keer per jaar is er overleg met de RvC of een delegatie hiervan. Dit waren de werkzaamheden van de OR:

• De OR werkte in 2019 aan haar kennisniveau over de Wet op de Ondernemingsraden (WOR): zij volgde een training om de kennis over de Wet op de Ondernemingsraden te actualiseren. Ook werd tijdens de training aandacht besteed aan teambuilding.
• In 2019 behandelde de OR één adviesaanvraag. Dit betrof de benoeming van een nieuwe voorzitter van de Raad van Commissarissen. De OR adviseerde positief.
• Daarnaast zijn in 2019 2 instemmingsverzoeken behandeld. In beide gevallen is ingestemd. Eén verzoek ging om de wijziging van het beoordelen en belonen binnen Dudok Wonen. Het tweede verzoek ging om het bedrijfsnoodplan inclusief het ontruimingsplan.

Dit waren de overige aandachtpunten van de OR in 2019:

• beoordelingssystematiek;
• Sociaal Statuut (volgend);
• tijdsbesteding OR;
• overlegstructuur nieuwe stijl (OR/Directeur-bestuurder/raad van commissarissen);
• werkplekken;
• functie-inschaling/functieaanbod;
• inrichting afdeling Informatiemanagement;
• werkbezoek woningcorporatie Stichting Havensteder;
• werkbezoek ASR in verband met beoordelingssystematiek.